De acuerdo con la definición clásica de Chester I
Barnard, una organización es "un sistema de
actividades conscientemente coordinadas o fuerzas de dos o más personas".
Encarnados en el aspecto de coordinación consciente de esta definición hay
cuatro denominadores comunes de todas las organizaciones: coordinación de
esfuerzo, un objetivo común, división del trabajo, y una jerarquía de
autoridad. Teóricos de la organización se refieren a estos factores como la
estructura de la organización.
La coordinación de esfuerzos se logra a través de
la formulación y aplicación de políticas, normas y reglamentos. La división del
trabajo se produce cuando el objetivo común es perseguido por los individuos
que realizan tareas distintas pero relacionadas. La jerarquía de la autoridad,
también llamada la cadena de mando, es un mecanismo de control dedicado a hacer
que las personas adecuadas hagan las cosas correctas en el momento adecuado.
Históricamente, los directivos han mantenido la integridad de la jerarquía de
la autoridad mediante la adhesión a la unidad del principio de comandos. La
unidad de principio comando especifica que cada empleado debe reportar a un
solo gerente. De lo contrario, se argumenta, la ineficiencia prevalecería por
órdenes contradictorias y la falta de responsabilidad personal. (De hecho,
estos son problemas en las organizaciones más fluidas y flexibles de hoy en día
basadas en innovaciones tales como equipos interfuncionales, autogestionadas y
virtuales.) Los directivos de la jerarquía de autoridad también administran
premios y castigos. Al operar en conjunto, los cuatro factores de definición -la
coordinación de esfuerzos, un objetivo común, división del trabajo, y una
jerarquía de autoridad- permiten a la organización cobrar vida y funcionar.
Organigramas
Jerarquía de autoridad
División del trabajo
Además de mostrar la cadena de mando, el organigrama muestra una
extensiva división del trabajo. Inmediatamente
debajo de presidente del
hospital, un director ejecutivo
es responsable de la administración
general, mientras que el otro es responsable de los asuntos médicos. Cada una de estas dos especialidades se subdivide según lo indicado por el siguiente nivel de posiciones. En cada nivel sucesivamente más bajo en
la organización, los trabajos se vuelven
más especializados.
Ámbitos de control
El ámbito de control se refiere al
número de personas que dependen directamente de un determinado gerente. Los ámbitos de control
pueden variar de estrecho a ancho. Por ejemplo, el presidente de la figura tiene
un límitado ámbito de control de dos. (Los ayudantes staff por lo general no se incluyen en el ámbito de control de un gerente). El director administrativo
ejecutivo en la figura tiene un espectro de control más amplio, de cinco.
Históricamente, los ámbitos de control
de 7 a 10 personas se
consideraron como los mejores. Más
recientemente, sin embargo, las tecnologías de reestructuración empresarial y la mejora de
la comunicación han aumentado el ámbito de control típico A pesar de años de debate, los teóricos de la organización y los altos
ejecutivos no han llegado a un
consenso en cuanto al ámbito de control ideal.
Las empresas tienen diferentes opiniones
acerca del alcance de control óptimo. En general, cuanto más estrecho es el margen de control, más cercana es la supervisión y más altos los costos administrativos como resultado de una mayor proporción gerente-trabajador. El énfasis reciente en el
empoderamiento de los empleados y en la eficiencia
administrativa dicta ámbitos de
control lo más amplios posibles, pero sin dejar
de protegerse contra una supervisión
inadecuada y la falta de coordinación.
Ámbitos más amplios también complementan la tendencia hacia una mayor autonomía de los
trabajadores y hacia la participación.
El organigrama de la figura también distingue entre
la línea y los puestos de staff. Los gerentes de línea,
como el presidente, los dos directores
ejecutivos, y los
diferentes consejeros ocupan posiciones
formales de toma de decisiones dentro
de la cadena de mando. Posiciones
de línea generalmente están conectados
por líneas continuas en los organigramas. Las líneas discontinuas
indican relaciones de staff. El personal de staff realiza investigación de base
y proporciona asesoría técnica y
recomendaciones a sus gerentes de
línea, que tienen la autoridad para tomar decisiones.
Por ejemplo, los especialistas
de contención de costos en el organigrama mostrado simplemente asesoran al presidente sobre cuestiones importantes.
Además de supervisar el trabajo de
sus propios asistentes de staff,
no tienen ninguna autoridad de línea con
respecto a otros miembros de la organización. Las tendencias modernas, tales como equipos
multifuncionales y las estructuras matriciales están difuminando
la distinción entre línea y staff.
